Documentação do Pacer Digital

Visão geral

O CRM Pacer Digital é uma plataforma multi-tenant (uma instalação, várias clínicas) construída em Laravel + Livewire, com integração nativa ao WhatsApp via Evolution API e IA Claude para atendimento automático.

Primeiros passos

Em ~15 minutos sua clínica fica operacional. Roteiro recomendado:

1. Entre com seu usuário em /login (administrador da clínica recebe credenciais por e-mail).
2. Em Configurações → Clínica, preencha nome, logo, capa, telefone, endereço. A logo aparece no agendamento mobile e a capa no desktop.
3. Em Configurações → Serviços, cadastre cada procedimento (nome, categoria, preço, duração, foto).
4. Em Configurações → Profissionais, cadastre os dentistas e sua agenda padrão (dias e horários).
5. Em WhatsApp → Conexão, leia o QR Code para conectar o número.
6. Em Configurações → Automações, ative as mensagens automáticas (vêm prontas, é só ligar).
7. Compartilhe o link público de agendamento /agendar/{sua-clinica} nas redes sociais.

Contas e papéis

Existem 2 níveis de acesso dentro de uma clínica + 1 nível global.

Dashboard

A tela inicial dá uma visão executiva em 10 segundos. Foi pensada para quem abre o CRM 20 vezes por dia.

O que aparece

• Cards de KPI: leads novos no mês, taxa de conversão, agendamentos da semana, taxa de no-show.
• Funil de conversão: quantos leads estão em cada estágio do Kanban — clicável.
• Próximas consultas: próximas 8 marcações com paciente, dentista, hora.
• Aniversariantes do dia: pacientes com aniversário hoje (a mensagem é disparada automaticamente, mas você vê quem é).
• NPS recente: média dos últimos 30 dias e últimas respostas.
• Recall pendente: pacientes sem retorno há mais de 6 meses (configurável).

Leads & Kanban

O Kanban é o coração do funil. Cada coluna é um estágio configurável; cada cartão é um lead/paciente.

Estágios padrão

Operação

• Drag-and-drop entre colunas. A ordem se mantém.
• Filtros: origem (UTM), tags, dentista, intervalo de data.
• Drawer lateral: ao clicar num cartão abre o painel completo (sem sair da tela).
• Observações & tarefas: cada lead acumula histórico (cada observação é datada e com autor).
• Motivo da perda: obrigatório ao mover para "Perdido" — gera relatório de motivos.

Cadastro de pacientes

Lead e paciente são a mesma entidade. Quando alguém marca avaliação, vira "paciente" sem perder o histórico de lead.

Campos principais

• Nome, CPF, RG, data de nascimento, gênero.
• WhatsApp (formato livre — o sistema normaliza para E.164 brasileiro).
• E-mail, endereço.
• Origem (UTM source/medium/campaign) — preenchida automaticamente quando o lead chega pelo agendamento público.
• Dentista responsável, estágio Kanban, tags, observações.
• Convênio (se aplicável).

Tarefas & Observações

Toda interação com o lead pode virar uma tarefa (com prazo e responsável) ou uma observação (texto livre datado). Tudo aparece na timeline do paciente.

• Tarefas vencidas aparecem em vermelho no Kanban e no Dashboard.
• Notificações automáticas quando uma tarefa vence ou é atribuída a você.
• Alerta de inatividade: comando agendado crm:alert-inactive-leads sinaliza leads sem interação há X dias.

Agendamento público

Cada clínica tem uma página pública de agendamento que pode ser compartilhada nas redes ou embedada no site.

https://crm.pacerdigital.com.br/agendar/{slug-da-clinica}
https://crm.pacerdigital.com.br/agendar/{slug-da-clinica}/{slug-do-profissional}
https://crm.pacerdigital.com.br/embed/agendar/{slug-da-clinica}  (modo embed em iframe)

Fluxo (wizard)

1. Paciente escolhe serviço (com foto, preço, duração).
2. Escolhe profissional (com foto e bio).
3. Escolhe dia e horário disponível.
4. Preenche nome + WhatsApp + e-mail.
5. Recebe confirmação por WhatsApp em segundos (automação booking_confirmation).

Agenda

Visão de calendário com 3 modos: dia, semana, mês. Cada profissional tem sua coluna.

O que dá pra fazer

• Criar agendamento manual (com paciente novo ou existente).
• Mover (drag) um agendamento para outro horário — automações de confirmação/lembrete são reagendadas.
• Status: pending confirmed completed cancelled no_show
• Marcar como concluído (dispara NPS automático).
• Bloquear horário (almoço, reunião, folga).

Regras de disponibilidade

• Cada profissional define sua agenda padrão (dias da semana × horários).
• O sistema considera duração do serviço ao oferecer slots no agendamento público.
• Conflitos são bloqueados (não é possível dois agendamentos sobrepostos para o mesmo profissional).
• Integração com Google Calendar (ver seção dedicada): eventos importados também ocupam slots.

Prontuário digital

Acessível em /pacientes/{lead}/prontuario. Quatro abas: Anamnese, Odontograma, Plano de tratamento, Evolução clínica.

Anamnese digital

• Queixa principal, histórico médico, alergias, medicações em uso.
• 17 flags de condição: diabetes, hipertensão, gestação, doença cardíaca, hepatite, HIV, tabagismo, etc.
• Tipo sanguíneo, pressão arterial.
• Substitui aquela ficha de papel que o paciente preenche na sala de espera.

Odontograma interativo

Mapa visual da boca clicável. Suporta dentição adulta (32 dentes, FDI 18-48) ou infantil (20 dentes, FDI 51-85).

Status disponíveis

Faces do dente

Cada dente tem 5 faces clicáveis: Mesial (M), Distal (D), Vestibular (V), Lingual (L) e Oclusal/Incisal (O). Você marca uma cárie ou restauração em uma face específica.

Plano de tratamento

Um paciente pode ter vários planos (ex.: "Estético 2026", "Manutenção"). Cada plano tem itens.

Item do plano

• Dente (opcional, número FDI) + face (opcional).
• Serviço (vinculado ao catálogo, traz preço padrão).
• Valor (editável — descontos por item).
• Status: planejado · em andamento · concluído · cancelado.
• Observações livres por item.

Progresso

O plano mostra total previsto, total realizado, % concluído e próximas pendências. Ideal para a recepção saber qual procedimento agendar a seguir.

Evolução clínica

Notas datadas por consulta (anamnese complementar, intercorrências, prescrições). Cada nota guarda autor e data. Substitui o caderninho.

Orçamentos

Crie orçamentos profissionais com itens, parcelamento e status.

• Itens: serviço, dente (opcional), quantidade, valor, desconto.
• Pagamentos: à vista, parcelado, sinal. Acompanhe o que já foi pago.
• Status: rascunho, enviado, aprovado, rejeitado, expirado.
• PDF: imprime ou envia direto pelo WhatsApp com a logo da clínica.

Conexão WhatsApp

Cada clínica conecta seu próprio número via Evolution API. Você usa o mesmo número de sempre — só conectamos ao CRM.

Como conectar

1. Vá em WhatsApp → Conexão.
2. Escaneie o QR Code com o aparelho que tem o número da clínica.
3. Pronto. O CRM passa a receber e enviar mensagens por aquele número.

Chat unificado

Inbox estilo WhatsApp Web dentro do CRM. Toda mensagem do número da clínica passa por aqui.

• Lista lateral de conversas com último preview, badge de não-lidas, indicador de IA ativa.
• Vinculação automática com o lead/paciente (pelo número).
• Mensagens de texto, áudio (com transcrição automática), imagem, documento, vídeo.
• Pausa de IA temporária — quando a recepção entra na conversa, a IA fica em standby por 10 min.
• Atalhos: agendar, enviar orçamento, criar tarefa direto da conversa.

IA — Recepcionista virtual

A IA Claude responde automaticamente fora do horário e qualifica leads. Cada clínica configura seu próprio "tom de voz" e horário de atendimento.

O que a IA faz

• Cumprimenta, identifica o motivo do contato (dor, estética, manutenção).
• Tira dúvidas básicas sobre serviços (sem dar diagnóstico).
• Pergunta nome, se é paciente novo, qual o procedimento desejado.
• Agenda consulta usando ferramentas (tool use) — vê a agenda real e marca.
• Reconhece intenção de remarcar/cancelar.
• Transcreve áudios automaticamente para entender o que o paciente disse.

O que ela NUNCA faz

• Dar diagnóstico ou prescrever (limite ético do código).
• Inventar preços específicos.
• Continuar respondendo se a recepção entrou na conversa (pausa automática).

Configuração (por clínica)

Templates de mensagem

Frases prontas pra recepção enviar com um clique (agradecimento, endereço, pix, etc). Suportam variáveis.

Automações de WhatsApp

São 6 automações independentes, cada uma configurável em Configurações → Automações (ligar/desligar, editar o texto).

1. Confirmação imediata de agendamento

Disparada no momento em que o agendamento é criado (manualmente ou pelo site público). O paciente sente que "agendou de verdade".

Olá {paciente}! ✅
Seu agendamento foi recebido:

🦷 *{servico}*
👨‍⚕️ {profissional}
📅 {data} às {hora}
⏱ {duracao} min
📍 {endereco}

Chegue 10 min antes pra preencher a ficha 😊

Qualquer coisa: {telefone}

2. Confirmação 24h antes

Lembrete pedindo SIM / NÃO. A resposta atualiza o status do agendamento automaticamente: SIM → confirmed, NÃO → cancelled (volta o lead pra fila de remarcação).

Olá {paciente}! 👋
Lembrando da sua consulta amanhã ({data}) às {hora} com {profissional} na {clinica}.

Pode me confirmar respondendo *SIM* ou *NÃO*?

3. Lembrete 1h antes

Último empurrão pra evitar "esqueci" — vai junto com endereço.

Oi {paciente}, te esperamos em 1h aqui na {clinica}! 🦷
Sua consulta com {profissional} é às {hora}.

Endereço: {endereco}

4. Aniversário do paciente

Disparada na hora configurada do dia do aniversário. Quem nasceu no dia 5/06 recebe no dia 5/06 às 9h (configurável de 6h às 20h).

Feliz aniversário, {paciente}! 🎉
A {clinica} deseja muita saúde e sorrisos pra você. Como presente, te damos 10% de desconto em qualquer procedimento neste mês. ❤️

Comando: crm:birthday-send (hourly, respeita birthday_send_hour de cada clínica).

5. Recall — paciente sumido

Convida pacientes que não vêm há X meses (configurável, padrão 6) para limpeza/revisão.

Filtros aplicados:

• Tem pelo menos uma consulta concluída dentro do janela de recall.
• Não tem nenhuma consulta futura agendada.
• Não recebeu recall nos últimos 30 dias (anti-spam).

Oi {paciente}! 👋 Faz {meses} meses que não te vemos por aqui.

Que tal agendar uma avaliação e limpeza? Pode responder esta mensagem que te ajudo a marcar.

Comando: crm:dental-recall (diário 09:30).

6. NPS pós-consulta

Logo após marcar o agendamento como completed, dispara pesquisa 0 a 10 com atraso configurável (padrão 3h).

Oi {paciente}! Como foi sua experiência hoje na {clinica}?

De 0 a 10, quanto você nos recomendaria? 🙂
Seu feedback ajuda muito!

A resposta numérica é parseada automaticamente e cai no relatório de NPS por dentista.

Relatórios

Aba /relatorios com vários relatórios em abas. Todos exportáveis para CSV.

NPS — Net Promoter Score

Aba /relatorios?tab=nps.

Cálculo

• Detratores: notas 0–6
• Neutros: notas 7–8
• Promotores: notas 9–10
• Score = % Promotores − % Detratores (escala −100 a +100)

O que aparece

• Score atual + média da nota bruta.
• Distribuição em barras (quantas notas de cada).
• Ranking por dentista — quem tem o melhor NPS.
• Últimas respostas (com texto livre quando o paciente comentou).

Configurações da clínica

Em /configuracoes:

• Clínica: nome, slug, telefone, endereço, e-mail, logo (aparece no header e no agendamento mobile) e capa (background do agendamento desktop).
• Usuários: convide recepção e dentistas.
• Kanban: renomeie e reordene estágios.
• Serviços: catálogo de procedimentos.
• Profissionais: dentistas + agenda padrão.
• Templates: respostas rápidas para o chat.
• Automações: 6 cards de ligar/desligar/editar texto.
• Agendamento público: mensagem de boas-vindas, política de cancelamento.
• Google Calendar: conectar/desconectar.

Equipe & profissionais

Cada profissional tem:

• Nome, foto, especialidade, bio (aparece no agendamento público).
• Cor (pra agenda).
• Agenda padrão: para cada dia da semana, intervalos disponíveis.
• Serviços que executa (filtra slots).

Serviços

Em /configuracoes/servicos. Cada serviço tem:

• Nome, categoria (Implantodontia, Estética, Ortodontia, Prevenção, etc).
• Descrição, preço, duração padrão (em minutos).
• Foto (aparece no agendamento público).
• Ativo / inativo.

Integração Google Calendar

Sincronização bidirecional opcional, por clínica. Cada agendamento criado no CRM vira evento no Google e vice-versa.

1. Vá em /configuracoes/google-calendar.
2. Clique em "Conectar Google".
3. Autorize a conta — pode ser a do dentista titular.
4. Pronto. Eventos passam a sincronizar via google_event_id em cada agendamento.

Multi-tenant (super-admin)

Para administradores da plataforma (não para o cliente final).

• /admin/clinics — lista de clínicas, ativar/desativar.
• /admin/clinics/criar — onboarding de nova clínica.
• /admin/clinics/{id}/usuarios — gerencia usuários por clínica.
• Todos os modelos usam o trait BelongsToClinic que aplica global scope por clinic_id — isolamento garantido na camada de dados.

Variáveis disponíveis em templates

Tanto nas automações quanto nos templates manuais, as seguintes variáveis são substituídas antes do envio:

Variáveis são case-insensitive — {Paciente} e {PACIENTE} também funcionam.

Comandos agendados

Rodam via Laravel Scheduler (cron a cada minuto chamando php artisan schedule:run):

FAQ

Posso usar o mesmo número de WhatsApp da clínica que já uso?

Sim — mas o número precisa ser exclusivo do CRM enquanto estiver conectado. Recomendamos um chip dedicado.

Se a internet cair, perco mensagens?

Não. As mensagens recebidas ficam na fila da Evolution e entram quando o servidor voltar. As agendadas (lembretes, recall) re-tentam automaticamente.

Os pacientes precisam baixar um app?

Não. Tudo funciona via WhatsApp comum e link de agendamento na web.

Como funciona a cobrança?

Mensalidade por clínica (não por usuário). Sem taxa por mensagem.

Posso migrar minha agenda atual?

Sim. Importação via CSV ou via Google Calendar.

A IA pode mandar coisa errada?

Ela tem prompts restritivos (não diagnostica, não inventa preço, não atende emergência). Em dúvida, fica em silêncio e a recepção responde. Você sempre pode desligar a IA por conversa ou por clínica.

Funciona em celular?

Sim — toda a interface é responsiva. Recepção usa muito no tablet.